Paso 1. Estado de resultados pronosticado

Se pronostica el estado de resultados para el año entrante a fin de obtener un estimado del ingreso y la cantidad de utilidades retenidas que la compañía generará durante el año. Esto requiere suposiciones acerca de la razón de costos de operación, la tasa fiscal, cargos por interés y la razón de pagos de dividendos.

En el caso más sencillo, se hace la suposición de que todos los costos aumentarán a la misma tasa que las ventas; en situaciones más complicadas, los costos específicos se pronosticarán por separado. Aún así, el objetivo principal de esta parte del pronóstico es determinar los ingresos que ganará la compañía y el monto que tendrá que reinvertir durante el año pronosticado. Desde luego, si la empresa tiene costos fijos, no cambian cuando aumentan las ventas, lo que produce un incremento de las utilidades; si las ventas disminuyen, estos costos reducen las utilidades. La mejor manera de realizar un ajuste, debido a la presencia de costos fijos, cuando se utiliza un método simplificado en la preparación del estado de resultados presupuestado, consiste en dividir los costos y los gastos anteriores de la empresa en componentes fijos y variables, y efectuar el pronóstico usando esta relación.

Cuando se usa un método simplificado para preparar el estado de resultados presupuestado, es aconsejable considerar primero la división de los costos y gastos en componentes fijos y variables.

Paso 2. Pronosticar el estado de posición financiera

Si las ventas van a aumentar, entonces sus activos también deben crecer. La compañía que estaba operando a la capacidad total, en cada cuenta de activo debe aumentar para que se apoye el nivel de ventas más alto: se necesitará más efectivo para las transacciones, las ventas más elevadas conducirán a cuentas por cobrar más altas, el inventario adicional se tendrá que almacenar, y se deberá agregar planta y equipo nuevos.

Además, si los activos van a aumentar sus obligaciones y capital contable también van a aumentar- los activos adicionales deben ser financiados de alguna forma. Los fondos generados espontáneamente serán proporcionados por las cuentas por pagar y por las acumulaciones.

Por ejemplo, conforme las ventas aumentan, también se elevarán las compras de las materias primas, y estas compras mayores conducirán espontáneamente a niveles más altos de cuentas por pagar. De modo similar, un nivel más elevado de operaciones requerirá de más mano de obra, mientras que las ventas más elevadas deberían dar lugar a un ingreso gravable mayor. En consecuencia, tanto los sueldos como los impuestos acumulados aumentarán. En general, estas cuentas de obligación espontáneas aumentarán a la misma tasa que las ventas.

Las utilidades retenidas también aumentarán, pero no a la misma tasa que las ventas: el nuevo Balance para las utilidades retenidas será el nivel antiguo más la adición a las utilidades retenidas, que se calculó en el paso 1. Así mismo, los pagarés, bonos a largo plazo. Acciones preferentes y acciones comunes no se elevarán espontáneamente con las ventas- en vez de ello, los niveles proyectados de estas cuentas dependerán de las decisiones de financiamiento que se examinarán más adelante.

En resumen:

  1. Las ventas más altas deben estar respaldadas con activos adicionales,
  2. Algunos aumentos de activos pueden ser financiados con aumentos espontáneos en las cuentas por pagar las acumulaciones y con las utilidades retenidas.
  3. cualquier elemento que falte se debe financiar con fuentes externas usando alguna combinación de deuda, acciones preferentes y acciones comunes.

Dado que el estado financiero debe estar en equilibrio, que designamos como fondos adicionales requeridos (FAR). Los FAR se elevarán al tomar prestado del banco en forma de pagarés. Al emitir bonos a largo plazo o al vender acciones comunes nuevas.

Existen varios métodos simplificados para la preparación del estado de posición financiera proyectado.  Probablemente, el mejor y más popular es el método de juicio, con el que se estiman de manera aproximada los valores de ciertas cuentas del estado y se calculan otros. El financiamiento externo de la empresa se utiliza como una cifra de equilibrio o de “ajuste”.

Un valor positivo del “financiamiento externo requerido”, significa que, para apoyar el nivel de operación pronosticado, la empresa debe obtener fondos externos mediante un financiamiento de deuda y/o de capital contable. Una vez que se determina la forma de financiamiento, el estado presupuestado se modifica para reemplazar el “financiamiento externo requerido” con los incrementos planeados de las cuentas de la deuda y/o del capital contable.

Un valor negativo del financiamiento externo requerido indica que el pronóstico de financiamiento de la empresa excede a sus necesidades. En este caso habría fondos disponibles para reembolsar la deuda, recomprar acciones o incrementar los dividendos. Una vez que se determinan las operaciones específicas, el “financiamiento externo requerido” se reemplaza en el estado presupuestado con las reducciones planeadas de las cuentas de la deuda y/o del capital contable.

Aunque aquí se destaca el método de juicio para preparar el estado, es importante reconocer que los analistas emplean este procedimiento sobre todo para estimar las necesidades de financiamiento de la empresa.

Es difícil pronosticar las diversas variables que participan en la preparación de los estados presupuestados. Se espera que los métodos simplificados para la preparación de estados financieros presupuestados sigan siendo populares; por tanto, es necesario comprender sus principales desventajas.

Las desventajas básicas de los métodos simplificados radican en dos suposiciones.

  1. Que la condición financiera pasada de la empresa es un indicador exacto de su futuro.
  2. Que ciertas variables, como el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios pueden asumir ciertos valores “deseados”.

Como la calidad de los estados depende de la calidad del modelo de pronóstico, los analistas dedican mucho tiempo a seleccionar los mejores modelos y suposiciones.

Además de calcular la cantidad de financiamiento externo que se necesita para apoyar un nivel específico de ventas, los estados presupuestados también proporcionan una base para analizar por adelantado el nivel de rentabilidad y el rendimiento financiero general de la empresa para el año siguiente. Con el uso de estados proyectados, tanto los gerentes de finanzas como los acreedores tienen la posibilidad de analizar las fuentes y los usos de efectivo de la empresa, así como los diversos aspectos del rendimiento (liquidez, actividad, deuda y rentabilidad). Las fuentes y los usos se evaluarán por medio de la preparación de un estado proyectado de los flujos de efectivo.

A partir del estado de resultados y del estado de posición financiera presupuestado, es posible calcular varias razones para evaluar el rendimiento.

Después de analizar los estados presupuestados, el gerente de finanzas toma las medidas necesarias para ajustar las operaciones planeadas y así lograr los objetivos financieros a corto plazo.  Por ejemplo, si las utilidades proyectadas en el estado de resultados son demasiado bajas, podrían iniciarse diversas acciones para ofrecer precios atractivos o reducir los costos.  Si el nivel proyectado de las cuentas por cobrar en el estado de posición financiera presupuestado es demasiado alto, un cambio en la política de crédito o cobranza podría evitar este resultado. Los estados presupuestados son, por tanto, de importancia primordial para dar solidez a los planes financieros de la empresa para el año siguiente.

Preparar un estado de resultados proyectado usando tanto el método del porcentaje de ventas como la división de los costos y gastos en sus componentes fijos y variables. Un estado de resultados proyectado se prepara calculando las relaciones porcentuales pasadas que existen entre ciertas partidas de costos y gastos y las ventas de la empresa, y aplicando después estos porcentajes a los pronósticos.  Como este procedimiento implica que todos los costos (o gastos) son variables, tiende a subestimar las utilidades cuando aumentan las ventas y a sobrestimarlas cuando disminuyen las ventas.

Este problema se evita dividiendo los costos y los gastos en componentes fijos y variables y usándolos para preparar el estado. En este caso, los componentes fijos del año más reciente permanecen sin cambios y los costos y gastos variables se pronostican con base en el porcentaje de ventas.

Con el método de juicio para preparar un estado de posición financiera presupuestado, los valores de ciertas cuentas del estado se estiman de manera aproximada y otros se calculan con base en su relación con las ventas. Cuando se aplica este método, el financiamiento externo de la empresa se utiliza como una cifra de equilibrio o de “ajuste”.

Un valor positivo de “financiamiento externo requerido” significa que para apoyar su nivel pronosticado reoperaciones, la empresa debe reunir fondos externos; un valor negativo indica que existen fondos disponibles para reembolsar la deuda, recomparar acciones o incrementar los dividendos.

Paso 3. Obtener los fondos adicionales requeridos

El personal de finanzas adicionará la mezcla financiera en varios factores, incluyendo las estructura de capital meta de la empresa, el efecto de pedir prestado a corto plazo sobre su razón corriente, condiciones en los mercados de deuda y capital contable, y restricciones impuestas por acuerdos de deuda existentes.

Nuestros estados financieros proyectados están incompletos en un sentido- no reflejan el hecho de que se debe pagar interés sobre la deuda empleada para ayudar a financiar los FAR, y que se deben pagar dividendos sobre las acciones emitidas para obtener la parte de capital contable de FAR. Estos pagos disminuirían el ingreso neto y así las utilidades retenidas que se muestran en los estados proyectados. Podríamos tomar en cuenta estos “efectos de retroalimentación financiera” y haciendo ajustes ulteriores. Los ajustes no son difíciles, pero sí implican un poco de aritmética. En vista del hecho de que todos los datos se basan en pronósticos, y dado que los ajustes acrecientan sustancialmente al trabajo.

El presupuesto de efectivo ó pronóstico de efectivo

Es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Ofrece al gerente de finanzas una perspectiva clara del momento de las entradas y salidas de efectivo que espera tener la empresa durante un periodo específico.

La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo, y por tanto, para cualquier presupuesto de efectivo, es el pronóstico de ventas. Que es la predicción de las ventas de la empresa correspondientes a un periodo específico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente de finanzas. El gerente de finanzas calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas a de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas. El gerente determina también el nivel de activos fijos requeridos y la cantidad de financiamiento necesario, para apoyar el nivel pronosticado de producción y ventas.

Los ingresos de efectivo incluyen todas las entradas de efectivo una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado. Los componentes más comunes de los ingresos de efectivo son las ventas en efectivo, las cuentas por cobrar y otros ingresos de efectivo. Esta cifra representa el total de todas las partidas de ingresos de efectivo, registradas para cada mes en el programa de ingresos de efectivo.

Desembolsos de efectivo.

Los desembolsos de efectivo incluyen todos los gastos en efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero. Los desembolsos de efectivo más comunes son:

  • Compras en efectivo
  • Liquidación de cuentas por pagar
  • Pagos de arrendamiento
  • Sueldos y salarios
  • Pagos de impuestos
  • Disposiciones de fondos para activos fijos
  • Pagos de intereses
  • Pagos de dividendos

El flujo de efectivo neto de una empresa se calcula restando los desembolsos de efectivo de los ingresos de efectivo en cada periodo. Entonces, si se suman el efectivo inicial y el flujo de efectivo neto de la empresa, se obtiene el efectivo final de cada periodo. Por último, si se resta el saldo de efectivo mínimo deseado del efectivo final, se obtiene el financiamiento total requerido o el saldo de efectivo excedente. Si el efectivo final es menor que el saldo de efectivo mínimo, se requiere financiamiento a corto plazo. Si el efectivo final es mayor que el saldo de efectivo mínimo existe un efectivo excedente, se invertirá en un instrumento líquido, a corto plazo y que paga intereses, es decir, en valores negociables.

Además de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen dos formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en elaborar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico más probable y uno más, basado en un pronóstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación adversa. También debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes.