¿Que es la APO?, la administración por objetivos.

Durante la década de 1950 se difundió en el ambiente administrativo el concepto de “administración por objetivos”. Fue acuñado por el estadounidense Peter Drucker en su libro La gerencia de empresas.

Drucker, desarrolla su obra sin apegarse a doctrinas administrativas, sino, más bien, basándose en sus experiencias.

Hay que aclarar que Drucker no tuvo la intención de descubrir algo nuevo, sino que insiste en la necesidad de que los objetivos se tengan muy presentes al administrar. No presentó su libro como un tratado teórico de la administración, sino que vertió en él, en forma sencilla sus experiencias y consideraciones. Su trabajo fue destinado a administradores prácticos, como: directores, gerentes, y supervisores de las organizaciones, sin estudios teóricos de la administración la mayoría de ellos.

Lo cierto es que desde que escribió su obra, el término “administración por objetivos”, se difundió, creándose una especie de mito y produciendo una literatura muy vasta , gran número de cursos, seminarios e incluso películas acerca del tema. Se da el caso de que muchos autores presentan sus argumentos sobre el tema como si se tratara de una forma revolucionaria de administración y lo peor es que muchos administradores prácticos y directores de organizaciones la consideran como una panacea.

Posiblemente Douglas Mcgregor tuvo mucha culpa en la creación y difusión de la APO al presentar su teoría “Y” con los fundamentos teóricos de Abraham Maslow sobre la motivación y al apoyar la tesis de Peter Drucker sobre la dirección por objetivos y no bajo control ya que a partir de ahí se generó una enorme cantidad de literatura que desorientó a los estudiosos de la teoría administrativa y no ha quedado más remedio que aceptar el término, técnicamente, si bien es claro que en la práctica constantemente se pierden los objetivos.

Concepto de objetivos

GENERALIDADES. A pesar de su desafortunado nombre la APO, produjo entusiasmo y dio lugar a una técnica relativamente independiente de una validez indudable, con limitaciones tanto teóricas como prácticas.

CONCEPTO DE OBJETIVOS.

Un objetivo para la APO, es: un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, unidades, porcentajes, etc.), que se pueda controlar para replantear las acciones de futuras metas, propósitos o misiones administrativas.

Diferencias entre meta y objetivo

Objetivos. Son los puntos vitales que dan vida al organismo administrativo donde se desenvuelve el acto o la acción.

Según Drucker las corporaciones industriales deben perseguir los objetivos en las siguientes áreas:

Posición en el mercado
Innovación
Productividad
Recursos físicos y financieros
Rendimiento o utilidades
Desarrollo y desempeño de labores
Actitudes del trabajador
Responsabilidad pública.

Metas. Consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados en el camino de cumplimiento de los objetivos.

Fundamentos

APO es una forma de pensar.

Más que un sistema nuevo de administrar, es una forma de pensar que requiere que muchos de los que ejercen el mando cambien radicalmente sus estilos, prácticas y valores de supervisión, y permitan que cada subordinado participe en la fijación de los objetivos del trabajo que realiza y se autosupervise y se autocontrole.

Coordinación de objetivos.

Bajo el principio de unidad de dirección, debe haber coordinación de objetivos, es decir, todas las acciones individuales deben ir encaminadas hacia las metas de la organización.

Deben ser cuantificables.

Los objetivos deben estar redactados en tal forma que puedan ser controlados fácilmente por medios cuantitativos, esto es necesario para conocer el grado en que se logran los planes, y aplicar las correcciones necesarias.

Redactados debidamente.

Uno de los aspectos más importantes para el éxito de la APO es la redacción de los objetivos, que serán las guías de acción y la verificación .Los objetivos deben escribirse tomando en cuenta lo siguiente:

Que el objetivo pueda ser controlable y observable por medios cuantificables, incluyendo de preferencia los siguientes elementos: tiempo, calidad y cantidad.
Debe estar redactado con sencillez y con términos utilizados en la organización.
Debe estar redactado con brevedad.
Se deben considerar los elementos con que se cuenta.

Clasificación de los objetivos

Los objetivos se clasifican por diferentes enfoques a alcanzar. Se pueden clasificar de la siguiente forma: , de acuerdo con lo que se desea

1. Por su origen y tiempo.

Institucionales . Son aquellos que están en la esencia y naturaleza de la organización. Hasta cierto punto son razón de ser de la organización, se parece a la misión. Sin embargo este último término es más amplio, pues abarca el servicio que se da al consumidor tanto interno como externo.

Las organizaciones no tienen un solo objetivo institucional. Regularmente tienen varios y en ocasiones en conflicto. Todos deben ordenarse según su importancia. George Odiorne presenta los siguientes objetivos institucionales :

Elaborar productos y dar servicios de buena calidad
Pagar salarios justos
Pagar impuestos
Enseñar a sus trabajadores a ser hombres libres
Inventar e innovar proporcionar ocupación
Fijar precios que correspondan a sus costos.

Cíclicos o por metas. Los objetivos se deben traducir en metas para poder medirlos, saber cómo va la organización y reorientar en su caso las acciones por medio de nuevos planes. Las metas se han clasificado así:

A largo plazo (de más de 5 años)
A mediano plazo (de 1 a 5 años)
A corto plazo (de menos de un año)

Las metas deben basarse en objetivos, por lo que es necesario analizar los objetivos de acuerdo con los plazos para los cuales se fijan.

A largo plazo o estratégicos. Los objetivos a largo plazo o estratégicos generalmente abarcan plazos mayores a cinco años e involucran a toda la organización, su cumplimiento se relaciona con el de la estrategia .

A mediano plazo o tácticos. Estos objetivos cubren un plazo de uno hasta 5 años, pueden llamarse también objetivos tácticos. Sirven de base a una planeación más detallada , e involucran sólo a determinadas áreas organizacionales , pero cumplirlos es importante para el logro de los objetivos estratégicos que persigue la organización. Son un medio de enlace entre las operaciones normales y la estrategia.

A corto plazo u operativos. Comprenden plazos de hasta un año, también conocidos como objetivos operativos. Se fijan para unidades organizacionales y son la base de programas de acción para las operaciones cotidianas de la organización.

2. Por su jerarquía y función.

Como las empresas están estructuradas jerárquicamente, con división del trabajo por áreas de funciones, los objetivos se pueden clasificar por el nivel de jerarquía y área donde se establezcan, para su debida coordinación. La clasificación de los objetivos por su jerarquía se hace para conocer el nivel del establecimiento y el área funcional a la que corresponde. Cada nivel tiene sus objetivos y debe, a su vez, establecer metas que sirvan de guías de los otros niveles.

3. Por los objetivos del puesto.

En cada puesto se distinguen tres tipos de acciones básicas relacionadas con la eficiencia:

Acciones formalizadas, que se desprenden de la delegación formal y que son la base de las metas para medir eficiencia y dar retroalimentación. Toda organización que ha dividido el trabajo en partes, permitiendo unja especialización, tiene asignadas determinadas tareas a cada miembro, formalizadas rutinariamente.

Acciones no formalizadas, que se refieren a actividades que no corresponden a los objetivos vitales del puesto pero que son eventualidades indispensables para el buen funcionamiento de la organización. Estas actividades no están formalizadas como funciones básicas, absorben mucho tiempo e interfieren con el cumplimiento de los objetivos. Estas acciones son en muchos casos indispensables y no atenderlas puede producir ineficiencia o generar problemas. No se pueden prever y son ocasionales.

Acciones creativas. Los puestos no son laberintos sin salida y estáticos, siempre requieren creatividad para lograr eficiencia. Si una organización no innova, al cabo de unos cuantos años estará sin capacidad de competencia. Ésta obliga a las organizaciones a renovarse constantemente y hace que de manera permanente lleguen al mercado nuevos productos .

4. Por su relación con le desarrollo personal.

Estos son objetivos individuales inherentes ya no al puesto (como en los tres anteriores) sino a la persona.

Una APO congruente debe incluir no sólo las metas que benefician a la organización, sino buscar un desarrollo del individuo en una forma más particular , permitiendo que este alcance otras habilidades personales, aunque no estén relacionadas directamente con su puesto. El hombre necesita escoger lo que sea necesario para su desarrollo , el individuo desea ascender jerárquicamente, tener otras oportunidades , por lo que se le deberá capacitar permanentemente. Se debe buscar una congruencia de metas entre lo que desea el individuo y lo que la organización requiere. En la medida en que esto se logre habrá un desarrollo integral.

Mecánica de funcionamiento

Hay mucha literatura que pretende explicar cómo operar a través de la APO, pero no hay uniformidad en cuanto a la mecánica de funcionamiento. Hay que recordar que la APO es una filosofía de dirección que se debe analizar por ser fuente del “deber ser” de todo supervisor, sin importar el rango de su posición, porque esta teoría busca que el administrador no se pierda en los medios, sino que busque lo importante: los objetivos. Además, hace énfasis en la planeación y evaluación del trabajo.

Uno de los modelos más simples para comprender el funcionamiento de la APO es el de los profesores Harold Koontz y Cirill O’Donnell.

Explicación del modelo.

Clasificación y definición de los objetivos institucionales. Sin ellos es imposible administrar.
Fijación de metas concretas y mensurables de la organización a diversos plazos.
Etapa de definición de metas del superior para toda sección o área a su cargo ;una vez hecho esto debe establecerlas con cada uno de sus subordinados , para que éstos, a su vez hagan lo mismo si tienen subordinados.
Entrevista. Una buena entrevista debe cubrir los siguientes pasos: preparación, con base en la descripción de puestos; rapport, etapa de romper el hielo; cima, el superior solicitará al subordinado que presente su plan de trabajo, iniciándolo por las funciones básicas del puesto; cierre, tiempo dedicado a la situación personal y familiar del individuo.
Acción del subordinado que debe ser supervisada, parcialmente según el caso.
Etapa en que cada una de las partes elabora un proyecto de evaluación y análisis de causas
Evaluación de resultados mediante una entrevista de evaluación.

Ventajas y limitaciones

Ventajas de la APO para el subordinado.

Para Agustín Reyes Ponce, lo siguientes puntos son ventajas de la APO:

Le permite conoce exactamente qué es lo que se espera de él
Le permite mayor libertad de acción
Sus logros quedan registrados de una manera más objetiva
Lo anterior permite una mayor justicia en las promociones y ascensos
Le permite demostrar más objetivamente por qué no se pudo lograr algo
Le permite concentrarse en áreas concretas
Permite a todo subordinado dar sus puntos de vista en contra de las metas que pretenden señalársele.
Sabe como ha logrado mejorar o superar sus deficiencias
Lo más importante es el hecho de que no se le van a imponer las metas , sino que por el contrario quizá él escoja el área en la que se ha de lograr mejoras; tal vez, él mismo sea el que se haya fijado dichas metas.

Ventajas de la APO para la organización.

Es la única forma de planear y evaluar democráticamente el trabajo

La organización, los directivos y los mandos intermedios que trabajan bajo este sistema, responden a metas concretas y precisas
Facilita y exige una mayor delegación de autoridad
Fija responsabilidades personales
Facilita pagar sueldos , salarios y bonificaciones por eficiencia, eliminando o al menos reduciendo las discusiones
Facilita y estimula la formación de grupos de trabajo
Ayuda a mantener las descripciones del puesto

Limitaciones.

No todos los supervisores tienen el mismo poder para exigir resultados a los subordinados
No todas las tareas se pueden expresar fácilmente en metas mesurables
No siempre hay buenas relaciones entre jefe y subordinado
No todos los supervisores están debidamente capacitados para administrar los imprevisibles de los puestos parecen ser una constante que imposibilita cualquier planeación.
Planear la acción y evaluarla consume tiempo y no siempre el supervisor dispone de el.
La entrevista es difícil. Se complica cuando hay salarios injustos en la organización.